Decont kilometric salariat 2026: tarif/km si calcul

Daca conduci masina personala in interes de serviciu — fie ca esti salariat, administrator sau colaborator — ai dreptul la 0,45 RON pentru fiecare kilometru parcurs. La un drum lunar de 800 km in scop business, asta inseamna 360 RON neimpozabili in conturul tau, in baza articolului 122 din Codul Muncii si HG 714/2018 actualizata in 2026. Articolul de mai jos detaliaza cum se aplica, ce documente iti trebuie si cum eviti reclasificarea ANAF a sumei in venit salarial impozabil.

1. Baza legala in 2026

Decontul kilometric este reglementat in trei acte normative principale:

• Codul Muncii art. 122: dreptul salariatului la decontarea cheltuielilor cu deplasarea in interes de serviciu;
• HG 714/2018 (actualizata 2026): stabileste cuantumul indemnizatiei de delegare/detasare si tarifele de utilizare a autoturismului propriu;
• Codul Fiscal art. 76 alin. (4) lit. h) si art. 25: deductibilitatea pentru firma si neimpozitarea pentru salariat in limita plafonului.

HG 714/2018 prevede expres tariful de 0,45 RON/km pentru autoturisme cu masa sub 3.500 kg, valabil si in 2026, si 0,30 RON/km pentru motociclete cu cilindree peste 50 cmc. Diurna interna ramane la 23 RON/zi (sector public) si 50 RON/zi (sector privat — limita neimpozabila).

2. Cui se aplica decontul kilometric

Decontul se acorda urmatoarelor categorii:

• Salariati cu contract de munca care se deplaseaza in interes de serviciu (clienti, conferinte, training, livrari);
• Administratori si asociati ai SRL-ului care folosesc autoturismul personal pentru deplasari de afaceri;
• Colaboratori PFA care factureaza catre firma si folosesc masina personala (cu mentiune in contract);
• Persoane delegate sau detasate la alta locatie, cu acordul angajatorului.

Conditia esentiala: masina trebuie sa fie proprietatea salariatului sau a sotului/sotiei acestuia. Daca masina este a firmei, salariatul nu primeste decont kilometric — primeste deductie de carburant pe baza facturilor (vezi articolul nostru despre TVA carburant).

3. Exemple de calcul concrete

Exemplu A: agent vanzari

Maria, agent vanzari intr-un SRL din Cluj, vizita o data pe saptamana clienti din Alba Iulia (drum dus-intors 200 km × 4 saptamani = 800 km/luna). Decont lunar = 800 × 0,45 = 360 RON neimpozabili. Pe an, asta inseamna 4.320 RON net suplimentar, fara contributii sociale.

Exemplu B: administrator SRL

Andrei, administrator SRL servicii IT, conduce 150 km/saptamana la intalniri cu clienti = 600 km/luna. Decont = 600 × 0,45 = 270 RON/luna sau 3.240 RON/an, complet neimpozabili si deductibili integral pentru firma.

Exemplu C: detasare lunga

Inginer detasat 2 saptamani in Brasov, drum dus-intors din Bucuresti = 320 km. Decont kilometric = 320 × 0,45 = 144 RON, plus diurna 50 RON × 14 zile = 700 RON, total 844 RON neimpozabili pe perioada detasarii.

4. Documente necesare

Pentru a accepta decontul, contabilitatea trebuie sa aiba dosarul complet:

1. Ordin de deplasare — semnat de manager, cu data, destinatie, scop si numarul masinii;
2. Foaie de parcurs (FAZ) — kilometri reali parcursi, cu citirea km la plecare si la sosire;
3. Copie talon vehicul — pentru a dovedi proprietatea sau utilizarea (eventual contract de comodat);
4. Bonuri / facturi carburant — nu obligatoriu, dar recomandat ca dovada suplimentara;
5. Decont propriu-zis — formular semnat de salariat cu calculul km × tarif.

5. Formular template

Mai jos un model orientativ de decont kilometric (in lipsa unui template oficial al firmei):

DECONT CHELTUIELI DEPLASARE
Nr. ___ / data ___ /05/2026
Salariat: [Nume Prenume]
CNP: [____]
Vehicul folosit: [marca, model, nr. inmatriculare]
Talon nr.: [____]

Detalii deplasare:
- Data: 12.05.2026
- Ruta: Bucuresti - Pitesti - Bucuresti
- Scop: intalnire client SC EXEMPLU SRL
- Km parcursi: 220 km
- Tarif aplicat: 0,45 RON/km
- Suma de decontat: 99,00 RON

Anexe:
[ ] Ordin de deplasare nr. ___
[ ] Foaie de parcurs
[ ] Bonuri carburant (optional)

Semnatura salariat: ____  Aprobat: ____
    

6. Limite si reclasificari ANAF

Trei capcane care pot transforma decontul in venit impozabil:

• Tarif peste 0,45 RON/km — daca firma plateste 0,60 RON/km, diferenta de 0,15 RON/km se considera avantaj salarial si se impoziteaza cu CAS, CASS si impozit pe venit (~41% retinere);
• Lipsa ordinului de deplasare — fara document oficial, suma se reclasifica integral ca avantaj salarial;
• Deplasari fictive — fara FAZ verificabila, ANAF poate respinge intregul decont si solicita impozite pe ultimii 5 ani.

7. Recomandari practice

Pentru a maximiza beneficiul:

• Foloseste un app GPS pentru tracking real (TripLog, Driversnote, Google Timeline) — exporturile constituie dovada suplimentara;
• Optimizeaza traseul cu calculatorul de cost traseu de pe PretCarburant pentru a estima cheltuielile reale;
• Combina deplasarile (sales + livrari intr-o singura iesire) — economisesti carburant si simplifici contabilitatea;
• Pastreaza dosarul digital scanat 5 ani (perioada de prescriptie ANAF).

Disclaimer: Articolul ofera informatii generale. Verifica intotdeauna actele normative actualizate pe portalul ANAF si Codul Muncii. PretCarburant.ro nu ofera consultanta juridica sau fiscala.

Citeste si: TVA carburant 2026 | Carduri carburant firma | Electric vs diesel cost lunar